У нас есть регламент оценки: мы задаём сотрудникам клиентов вопросы, чтобы понимать, что должно быть размещено в ГИС ЖКХ.
В «Уют Дом» беседовали с юристом, экономистом и начальником технической службы, чтобы узнать:

— систему хранения документов: где, как и какие виды документов у них есть;
— как УК получила дома в обслуживание: голосованием или через конкурс;
— открыты ли спецсчета по капремонту и на каких домах;
— есть ли коммунальные услуги на прямых расчётах или нет;
— есть ли договоры пользования общим имуществом;
— заключены ли энергосервисные контракты.

Так мы получили пункты, по которым нужно проверить размещение данных в ГИС ЖКХ. Например, в обслуживании компании есть МКД, значит, должны быть подписаны и размещены, договоры на лифт, на аварийно-диспетчерскую службу, на вентиляцию, на пожарную сигнализацию.

Работали с закрытым профилем

Клиент дал доступ в свой закрытый профиль, откуда мы уже начали выгружать данные через типовые отчёты. Чтобы не просматривать всё подряд, мы выявляем «тёмные пятна» среди всех данных. Далее проверяем только их.

Каждый раздел ГИС ЖКХ в разрезе каждого дома оценивали с помощью математической формулы. Если процент был не 100%, то разбирались почему. Правда, технические характеристики не могут быть заполнены на 100%: по ним информация дополняется постоянно. Поэтому здесь просматривали вручную и сверяли с документацией.

У «Уют Дом» было почти всё хорошо — получилось 98%, но некоторые моменты всё же пришлось исправлять.

Проверили количество лицевых счетов
Количество лицевых счетов сравнили с программой клиента и установили несоответствие. 18 000 лицевых счетов было не закрыто: они числились в ГИС ЖКХ, как действующие, но движений по ним не было. А когда нет платёжных документов по лицевому счёту, ГЖИ считает это ошибкой.

Отразили эту ошибку в своём итоговом отчёте и показали, как правильно закрывать лицевые счета.

Проверили информацию по помещениям

Установили лишние помещения на объектах учёта. Их может убрать только тот, кто заводил в систему. В ГИС ЖКХ есть отчёт «Информация из Росреестра по МКД», где видно поставщика информации. Мы сообщили клиенту такие организации, и он написал им обращения, чтобы изменили данные.

Как добавить или изменить дом в ГИС ЖКХ мы писали в этой статье.

Проверили платежные документы

ГИС ЖКХ принимает только 25 000 платёжных документов единоразово. Поэтому расчётный центр выгружал их частями и мог забыть что-то выгрузить.
Отметили эту проблему клиенту. Если к моменту подачи заявления на продление лицензии в системе не будет всех платёжных документов, ГЖИ напишет ошибку.

 
Проверили раздел перечня работ и услуг по каждому дому

В этом разделе нужно размещать перечень работ и услуг за все периоды работы УК: что планировали и что фактически сделали. У клиента не было информации за старые периоды — 2018 и 2019 годы.
Смотрели договоры оказания услуг и ресурсоснабжения
Помимо самих договоров, в ГИС ЖКХ нужно размещать акты выполненных работ и расчёты услуг.

У клиента были выложены договоры ресурсоснабжения, а информация о состоянии расчётов с РСО отсутствовала. Мы рассказали, что есть типовой шаблон в ГИС ЖКХ для размещения информации и показали, как его заполнить. После клиент заполнил, а мы проверили и разместили в системе.

Проверили протоколы собрания собственников

УК размещала некоторые протоколы собственников в договоре на управление домом. Если в протоколе помимо вопроса о выборе УК есть другие вопросы — это ошибка. Пришлось такие протоколы переносить в раздел «Протоколы».

Результат

Через две недели мы дали клиенту таблицу-отчёт в экселе, которую назвали «План действий». В этой таблице по каждому разделу ГИС ЖКХ показали недочёты, которые необходимо дополнить. Причём с указанием причины возникновения ошибки и как её исправлять. А также обозначили последовательность размещения информации.

Мы не только проводим аудит и выдаём таблицу с ошибками. Ещё мы проводим онлайн-созвоны и обсуждаем причины каждой ошибки и даём рекомендации, как исправить, а порой и сами исправляем.

Здесь столкнулись с проблемой пустых разделов, которые в соответствии с инструкциями ГИС ЖКХ должны быть заполнены. Клиент обслуживает только новые дома, поэтому раздел по капитальному ремонту не заполнял. Также у него не было энергосервисных контрактов и он не состоял в СРО.

Чтобы ГЖИ не посчитала это ошибкой, на онлайн-созвоне с УК решили написать пояснительную справку, в которой отразили причины отсутствия информации в разделах по капитальному ремонту, энергосервисным контрактам и СРО. Эту справку «Уют Дом» подал в ГЖИ вместе с заявлением.

В октябре 2022 года ГЖИ Санкт-Петербурга провела проверку без замечаний и продлила УК «Уют Дом» лицензию ещё на 5 лет.

А мы получили от УК «Уют Дом» благодарственное письмо и предложение дальнейшего сотрудничества.