Разделили проблемы на три группы и вот, что у нас получилось.

1.Организационные проблемы

Чтобы собирать долги без проволочек, нужна целая система. Сложности возникают не на этапе обращения к потребителю, когда у него уже просроченные долги, а гораздо раньше. Сотрудники должны работать слаженно, соблюдать правила и понимать, на что обратить внимание.

Вот какие есть решения этой проблемы.

Создать регламент
Часто из-за непонимания возникают трудности в передаче информации между отделами. Каждый сотрудник должен понимать, какие у него полномочия и что в зоне его ответственности. Кроме этого, отсутствие коммуникации отделов приводит к потере времени и денег.

Из опыта нашего клиента. Бухгалтер Нина Павловна увидела ошибку в начислении и исправила прошлым периодом. А сотрудник отдела взыскания Сергей уже подал в суд иск и работал со старой суммой долга. Нина Павловна не сообщила Сергею о перерасчёте и он увидел это, когда сформировал отчёт в 1С, чтобы проверить погашение. Сумма долга не была полностью погашена. Теперь ему придётся дополнительно работать с разницей.

Поэтому, чтобы скоординировать работу отделов компании и наладить процессы по сбору просроченных долгов, нужно создать регламент и прописать не только общие правила и принципы, но и порядок взаимодействия отделов на разных этапах.

Например, чтобы отделу взыскания вовремя передавали просроченные долги, определить в регламенте порог в виде суммы задолженности или срока просрочки.

А, например, чтобы избежать отмены исков в судах из-за разных формулировок услуг, прописать понятия и как правильно оформлять документы каждым отделом.

И не забудьте ознакомить сотрудников под расписку с регламентом, чтобы они придерживались его в работе.

Подкреплять документами изменения
Чтобы отдел по взысканию задолженности мог обосновать должнику или суду начисления и не проиграть, нужно документальное подтверждение. Поэтому на каждое изменение тарифов или дополнительных услуг, создавайте внутренний приказ или распоряжение.
Рассказывать о работе управляющей компании
Бывают жильцы, которые принципиально не платят, потому что недовольны работой УК. В этом случае нужно публично рассказывать о деятельности компании и показывать результаты работы: что и как сделано, что планируется. Это снизит недоверие вредных потребителей к деятельности компании.

2. Отсутствуют личные данные жителей и история работы с долгами

Когда у управляющей компании нет личных данных жильцов, она тратит время на их розыск. Не может с должником связаться и вовремя сообщить об образовавшейся задолженности. Кроме этого, теперь в обязательном порядке нужно указывать в иске идентификационные данные должника — паспортные данные, СНИЛС или ИНН.

Хотя это очевидно, расскажем подробнее о решениях этой задачи.

Собирать личные данные потребителей и хранить в одном месте

Управляющей компании важно организовать сбор документов потребителей как на начальных этапах работы с ним, например, брать копию паспорта у новых жителей, когда они приходят оформлять лицевой счёт. Так и важно в дальнейшем собирать и хранить их в одном месте.

1С помогает создать картотеку по каждому лицевому счёту в электронном виде. В программу можно загружать копии паспортов потребителей, СНИЛС, документы собственности и другие личные документы.

Например, при смене юриста не будет проблем с поиском данных должника. Юрист зайдёт в картотеку лицевого счёта и распечатает документы для подачи в суд.

Вести историю работы с долгами в 1С

Должников много и если вести каждого в тетрадке или в экселе можно запутаться, пропустить сроки, подать дважды иск в суд по одному и тому же периоду или не увидеть погашение.

У одного нашего клиента был такой случай. Новый юрист из-за того, что предыдущий сотрудник нигде не хранил историю работы с долгами, подал в суд на взыскание долга по просуженному периоду. Он нарушил законодательство и потерял время.

Для этого в 1С ведётся история работы с просроченными долгами. По каждому лицевому счёту сохраняются звонки в его адрес, сообщения, исковые заявления и поступившие оплаты.

Чтобы оплаты разносились по нужным периодам и искам, специалисты компании Сканд доработали функции программы. Теперь в первую очередь закрывается госпошлина и тот период, по которому подавали иск. Об этом в видео.

Синхронизировать источники данных

Контакты жителей могут быть в других источниках управляющей компании, например, у аварийно-диспетчерской службы после обращения жителя. Или в 1С может быть адрес жителя, а в CRM — имейл.

Чтобы все личные данные были в одном месте, можно синхронизировать все базы, которые имеются у управляющей компании, и объединить их в 1С. Специалисты компании Сканд помогут это сделать и систематизируют данные по каждому лицевому счёту.

3. Проблемы с отчётами в 1С

В программе есть раздел «Работа с должниками», куда попадают данные по начислению и расчётам пени. В этом разделе можно сформировать отчёты под разные задачи работы с долгами по ЖКУ.

Чтобы знать, какие отчёты можно сформировать для работы с должниками, посмотрите наше видео.

У наших клиентов бывают такие проблемы с отчётами:

Разные данные.Бывает, что в разных отчётах разные данные задолженности по лицевому счёту. Например, в одном есть пени, в другом нет, а третий формируется без сальдо.

Сформированы не по закону.Документы для суда должны соответствовать законодательству и отражать действительные данные. Например, сумма пени в отчёте начисления услуг не совпадает с суммой, которая в отчёте расшифровки пени. Первый отчёт показывает, как пени начислены в программе, а второй, как их правильно рассчитать по закону.

Отчётом расшифровки пени юристы могут проверить расчёт пени перед подачей в суд.

В этой статьеможно почитать, как работать с таким отчётом.

Нет прав у пользователя.Некоторые отчёты недоступны пользователям и они не могут в полной мере использовать функции программы 1С. Отчёты упрощают работу отдела взыскания долгов и ускоряют сбор задолженности и поступление денег.

Все проблемы с отчётами помогут решить наши специалисты. Достаточно обратиться в компанию Сканд и вам сделают аудит отчётов и нужные настройки.