УК должна иметь не только правильно оформленный и полный пакет документов, но и обязана размещать эти их в ГИС ЖКХ. В системе тоже нужно размещать заполненные документы, с подписями и в полном комплекте.

Например, будет ошибкой выложить только первую страницу протокола собрания собственников. Правильно — скан всего протокола: с повесткой, результатами голосования и приложениями, если они есть.

О том, какую и как размещать информацию в ГИС ЖКХ рассказали в этой статье.

Нарушена методика расчёта услуг УК

По закону стоимость услуг управляющая компания устанавливает индивидуально по каждому МКД исходя из технического состояния дома, с учётом Правил предоставления коммунальных услуг и результатов голосования собственников. Если сотрудники УК нарушают порядок расчёта, например, начисляют по нормативу, а не по счётчику, компания может получить предписание сделать перерасчёт. И у неё будет кассовый разрыв.
Вот такие частные ошибки мы встречали на практике: 

Дубли услуг. Когда заводите в программу услуги и делаете настройки расчёта по ним, не нужно одну и ту же услугу повторять несколько раз, чтобы завести разные формулы расчёта. Это приводит в неразберихе и ошибкам в начислении стоимости услуг. Правильно завести одну услугу и для неё выбирать разные настройки расчёта для каждого отдельного дома.
Нет корректировки сальдо по услугам. Если на одной услуге на конец месяца образовался аванс, а на другой долг, нужно сделать корректировку — закрыть авансом долг или часть долга. Так, вы избежите неправильного начисления пени. И не придётся сторнировать их и спорить с собственником.
На объекте учёта один лицевой счёт. При смене собственника будет ошибкой оставить лицевой счёт и изменить по нему только данные жителя. Правильно — закрыть лицевой счёт по старому собственнику и открыть новый на нового собственника. Если предыдущий собственник оставил долг за собой, вы сможете начислить ему пени и пойти в суд за взысканием. Иначе пени нельзя начислить.

Ошибок можно избежать, если разработать учётную политику, в которой закреплено, по какому дому и как начислять услуги, как хранить документы и как взаимодействовать сотрудникам УК. При этом настройки в программе нужно делать в соответствии с такой политикой.