Как мы помогли юристу по ЖКХ тратить в 12 раз меньше рабочего времени на взыскание долгов и в 2 раза увеличить собираемость

Чтобы взыскать просроченные долги по ЖКУ, юристу приходится готовить документы для судебных приказов и исков, направлять их в суд и сопровождать судебный процесс, отслеживать исполнительные листы и судебные приказы на всех этапах, пока не поступят деньги. При этом важно никого не пропустить и разнести деньги точно на просуженный период.

В Сканд обратилась РСО «Теплосбыт» из Архангельска. У них больше тысячи должников, и юрист каждый раз проделывал огромную работу, чтобы не нарушить процесс по взысканию и отразить данные в экселе от начала и до поступления денег. Всю работу он делал вручную и тратил уйму времени.

В кейсе рассказываем, как мы перенесли данные из экселя в 1С и автоматизировали работу по взысканию просроченных долгов для РСО.

Мы придумали название «Теплосбыт», чтобы сохранить коммерческие данные клиента. Но в кейсе всё по-настоящему.

Какая была задача

РСО «Теплосбыт» работает с 2002 года, у них 4000 лицевых счетов, из них 1000 должников. Сотрудники уже 4 года ведут судебную работу по взысканию долгов вручную в экселе.

Они совсем не вели взыскание в программе — только на бумаге и в экселе. Не было связи оплат по долгам с документами по взысканию, а деньги в 1С разносили на лицевой счёт за минусом госпошлины, предварительно отняв её на калькуляторе.

В экселе вели таблицу по должникам. Туда юрист вручную заносил:

— данные по лицевому счёту (адрес, номер лицевого счёта, ФИО собственника);
— период задолженности;
— сумму основного долга, к взысканию и остаток;
— размер пени;
— сумму госпошлины;
— данные по судебному приказу и исполнительному производству.

А 15-го и 30-го (31-го) числа каждого месяца бухгалтер по начислению квартплаты из документа в 1С «Регистрация оплаты» переносила в таблицу оплаты. Если денег хватало для погашения судебного приказа, юрист закрывал исполнительное производство и ставил статус «Погашено».

Сотрудники РСО после наших роликов на You Tube и статей про работу с должниками в «1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» захотели настроить свою работу также:

— смотреть размер долга на определённую дату в 1С, а не считать его вручную;
— печатать документы к суду из программы и хранить их в электронном виде;
— автоматически рассчитывать пени и госпошлину;
— чтобы деньги 1С распределяла сама в погашение того долга, за который они пришли, а не последнего по времени;
— чтобы госпошлина автоматом отражалась в блоке ЖКХ, а не только в бухгалтерском учёте.

Как мы решали задачу

Мы не просто берём данные, переносим их в 1С и показываем, как всё работает. Какая бы задача перед нами ни стояла, мы всегда предварительно разбираемся, как ведёт учёт клиент, и задаём вопросы сотрудникам компании, чтобы глубже вникнуть в проблему. Потому что бывает появляются дополнительные задачи, про которые клиент даже и не знал.

Вот что мы сперва сделали.

Демонстрировали, что умеет 1С

Мы показали, как работает блок «Работа с должниками» и какие дополнительные настройки мы делаем.

Например, в этом блоке в окне с аналогичным названием «Работа с должниками» юрист может отразить судебный приказ, досудебное предупреждение и судебное соглашение. А далее отслеживать по ним движение.

Вот так это выглядит в 1С.

В своих статьях мы рассказывали, как организована в 1С работа с должниками на досудебном и судебном этапах. Если не читали, почитайте.

Задавали вопросы сотрудникам

Чтобы понять, как построен учёт услуг и работа с должниками у клиента, мы беседовали с главным бухгалтером, юристом, бухгалтером по начислению и начальником абонентского отдела.

У юриста узнали, как он ведёт судебную работу — где регистрирует и хранит данные по должникам, как получает данные у других сотрудников для работы с должниками, как фиксирует деньги по оплатам.

У главного бухгалтера узнали, как сотрудники отражают начисление и уплату госпошлины в бухгалтерском учёте и после погашения её должником, как и где рассчитывают и отражают пени.

У начальника абонентского отдела уточнили перечень услуг ЖКХ и как построен учёт в РСО.

У бухгалтера по начислению выяснили, как заносит данные по собственникам и как открывает лицевые счета — на собственника или контрагента.

Кроме этого, мы выясняли, как сотрудники взаимодействуют между собой, чтобы понять, как юрист смотрит погашение судебного приказа или иска, а бухгалтер — на кого юрист передаёт данные в исполнительное производство.

Нас порадовало, что у клиента в учёте всё правильно настроено — в соответствии с законом и внутренними регламентами. Заминок во взаимодействии между отделами и сотрудниками тоже нет — каждый чётко и вовремя выполняет свои задачи. Здесь нам не пришлось что-то корректировать, а осталось только настроить работу по взысканию долгов в 1С.

Разработали план действий

Подготовить настройки в программе.
Создать рабочее место юристу в 1С.
Закрепить дату, на которую перенесём данные в 1С, и выверить сальдо на эту дату в экселе.
Перенести сальдо.
Проверить, правильно ли занесены данные в 1С.
Обучить сотрудников работать в блоке «Работа с должниками».
Сопровождать в течение месяца работу в 1С.

Реализовали план действий

Рассказываем коротко о каждом пункте плана.

Настройки в программе. Чтобы перенести данные из экселя в 1С, сперва сделали настройки в программе. Например, создали услугу «Госпошлина», перенастроили пеню, сделали зачёт авансов.
Рабочее место юриста. У РСО в основной лицензии хватало рабочих мест для юриста. Поэтому мы только создали пользователя с правами юриста и настроили его под клиента.
Дата для переноса данных. Чтобы клиент смог отказаться от эксель и спокойно перейти в 1С, нужно было зафиксировать дату с верным сальдо.
Перенос данных. Так как клиент ведёт таблицу уже 4 года, важно было сохранить историю и перенести её в 1С. Это нужно, чтобы в дальнейшем не было ошибок в расчёте пени и остатка долга.
Проверка данных. Чтобы убедиться, что все данные занесены в 1С правильно, мы сформировали «Отчёт по начислениям и долгам» и сверили общее сальдо с сальдо в экселе. Кроме этого, в отчёте «Сведения о задолженности по лицевым счетам» сравнивали взысканную сумму и отдельные лицевые счета.
Обучение сотрудников. На онлайн-созвоне с сотрудниками мы дистанционно показывали, как работать в 1С с должниками — как формировать новый исковой документ, какие поля заполнять и как сделать отборы по разным признакам, как печатать документы к суду из 1С, где посмотреть оплаты по долгам, как формировать отчёты, чтобы отбирать должников для подачи в суд и отследить погашение.

Кстати, чтобы юристу привычнее было работать в 1С, мы создали для него дополнительное поле в исковом документе, где были комментарии о датах и сумме оплаты. Прежде бухгалтер оставляла такие комментарии в экселе, так юрист контролировал поступление денег по судебным приказам и искам. Теперь он может заглядывать в это поле с комментарием и в 1С.

Вот так это выглядит в исковом заявлении клиента:

7. Сопровождение клиента. Чтобы клиента не оставлять один на один с новым для него направлением, в течение следующего месяца мы консультировали сотрудников «Теплосбыт» по работе с должниками в 1С. Вместе проверяли расчёты долгов, пени и госпошлины. Если что-то шло не так, помогали исправить ошибки.

Результат

После того как мы перенесли данные, сверили остатки, сотрудники РСО оставили эксель и полностью перешли на работу в 1С. Теперь им не приходится вручную вести работу по взысканию долгов и они тратят в 12 раз меньше рабочего времени, чтобы отследить долги и подготовить документы к суду.

В среднем за год у РСО в 2 раза увеличилась собираемость просроченных долгов.

Кроме этого, юрист больше не тратит 4 дня на ответы по запросам от УСЗН о наличии судебной задолженности. У него уходит на это всего 2 часа — 1С проверяет наличие судебной задолженности автоматически, выдаёт информацию и отправляет ответ адресату тоже автоматически.

Получить коммерческое предложение

О нас
Мы внедряем 1С в управляющие компании, РСО, ТСЖ и ЖСК, настраиваем инструменты для работы с должниками на досудебном и судебном этапах.

Наша цель: сделать вашу работу проще и понятнее.

Если у вас есть вопросы по работе с должниками в 1С, оставляйте заявку или свяжитесь с нами удобным для вас способом.

Оставить заявку

Если есть вопросы по организации учёта, начислению услуг или программным продуктам, закажите консультацию наших специалистов. Первый час бесплатно для новых компаний.

Звоните по телефону +7 351 723 05 26, пишите на почту gkh@ckand.ru или оставляйте заявку.

Ведение ГИС ЖКХ

Мы поможем осуществить размещение информации в срок и в соответствии с требованиями

ПОДРОБНЕЕ

CRM-форма появится здесь

Как мы помогли юристу по ЖКХ тратить в 12 раз меньше рабочего времени на взыскание долгов и в 2 раза увеличить собираемость

Ведение ГИС ЖКХ

Контакты

СОЦ. СЕТИ

Готовые решения

Полезное