Мы не стали переносить только сальдо на определённую дату, потому что клиент не сможет в дальнейшем настроить взыскание долгов в 1С — ему пришлось бы опять всё делать вручную. Да и некоторые показатели расчёта услуг могут быть утеряны или применяться неправильно. Поэтому решили выгрузить в эксель всю историю начислений по всем лицевым счетам и потом загрузить в 1С.

Кроме этого, мы сэкономили УК 50 000 рублей — предложили временно работать в облачной подсистеме 1С, пока настраивают сервер. Так на момент переноса данных ей не пришлось покупать сервер и программный продукт на 10 человек.

Теперь сотрудники УК работают одновременно в 1С, а не ждут пока один освободит программу. Они могут работать откуда угодно, где есть интернет, потому что облачная подсистема 1С работает через браузер. А также могут работать на локальных компьютерах через приложение 1С.

Когда определились с базой, начали перенос данных. Расскажем по шагам, как мы это делали.

Шаг 1. Сделали тестовый перенос. Чтобы убедиться, что выгружаются полные данные и загружаются в 1С туда, куда нужно, мы взяли один дом, обслуживаемый УК.

Из трёх самописных программ собрали в один файл данные по всем домам и лицевым счетам. В нём сделали фильтр по одному дому и перенесли сведения в другой файл меньше объёмом. Из него уже загрузили данные в 1С.

В 1С проверили алгоритм переноса: правильно ли данные по дому встали, ничего ли не потеряли, сверили сальдо с программой клиента.

Шаг 2. Обучили сотрудников Жилсервис Плюс на тестовой базе. Чтобы они без проблем могли работать в 1С после полного переноса данных и полного отказа от старых программ, провели несколько консультаций по работе в разделе ЖКХ.

Шаг 3. Сделали полный перенос. На этом этапе столкнулись с проблемой загрузки данных в 1С. У клиента в обслуживании 4000 лицевых счетов и сервер не справился с такой нагрузкой. Пришлось придумывать альтернативный вариант переноса данных.

В 1С разработали дополнительный регистр — это было промежуточное звено, куда загрузили все данные из эксель файла. И оттуда создавали нужные документы и справочники, которые ложились в программе на свои места.

Шаг 4. Вели параллельный учет. Для плавного перехода в новую программу клиент под нашим руководством одновременно вел учёт в новой и старой программах. Сравнивал сальдо по домам, по услугам, по лицевым счетам.

На этом этапе мы корректировали ошибки, которые сотрудники Жилсервис Плюс замечали в процессе работы, дорабатывали в 1С регистры и документы под особенности компании.

Один из них — это «Справка о снятии с регистрации в связи со смертью». Разработали печатную форму документа для паспортного стола УК.

Шаг 5. Сделали полный переход в 1С и донастройку сервисов. Клиент отказался от самописных программ и полностью перешёл работать в 1С.

Мы сделали настройку интеграций 1С с другими базами, чтобы работа 1С была полноценной: подключили кассу, наладили выгрузку начислений в Систему город и Сбербанк-онлайн.

Сократили клиенту время на начисление коммунальных услуг в 3 раза. Теперь сотрудники УК проводят начисления по физлицам и юрлицам за 2 дня. Чтобы сформировать счета и акты по юрлицам, им не нужно считать стоимость услуг в другой базе. Документы на оплату для организаций бухгалтерия формирует одновременно с квитанциями для физлиц, и отправляет их на электронный адрес организаций.

У Жилсервис Плюс повысилась клиентоориентированность, исчезли очереди жителей с личными вопросами. Каждый сотрудник бухгалтерии может дать пояснение за что и как начисляют коммунальные услуги — теперь не приходится ждать специалиста, который проводил начисление и разбирался в программе, бухгалтеры могут сделать это с любого компьютера.

Кассовые чеки клиент выбивает в соответствии с законом — в чеках есть расшифровка услуг, которые подтягиваются из 1С, а также автоматом ложатся в отчётность для налоговой.

Кроме этого, УК автоматически из 1С загружает обязательные данные в ГИС ЖКХ и готовит ответы на вопросы соцзащиты за пару часов.

При переносе данных в 1С мы сохранили всю историю взаиморасчётов УК, ничего не потеряли, а даже нашли недополученные деньги. Клиент провёл инвентаризацию начислений, платежей и паспортных данных и исправил ошибки. Дальше спокойно работает в одной программе на базе проверенных данных.

Сейчас мы продолжаем работать с УК Жилсервис Плюс. Внедряем в 1С аварийно-диспетчерскую службу и настраиваем работу с должниками.

О нас
Мы внедряем 1С в управляющие компании, ТСЖ и ЖСК, настраиваем инструменты для работы с должниками и персональными данными компании, автоматизируем перенос сведений в ГИС ЖКХ и находим пробелы в размещении там обязательной информации.

Наша цель — чтобы наши клиенты не тратили время на расчёт стоимости услуг, а направили его на повышение их качества.